\documentclass[11pt, oneside]{article}   	% use "amsart" instead of "article" for AMSLaTeX format
\usepackage{geometry}                		% See geometry.pdf to learn the layout options. There are lots.
\usepackage{color}
\usepackage{ulem}
\geometry{letterpaper}                   		% ... or a4paper or a5paper or ... 
%\geometry{landscape}                		% Activate for for rotated page geometry
%\usepackage[parfill]{parskip}    		% Activate to begin paragraphs with an empty line rather than an indent
\usepackage{graphicx}				% Use pdf, png, jpg, or eps§ with pdflatex; use eps in DVI mode
								% TeX will automatically convert eps --> pdf in pdflatex		
\usepackage{amssymb}

\title{Guideline for joining the KAGRA collaboration}
\author{JGW-M1707082\\maintained by KSC and EO}
\date{last updated: \today}							% Activate to display a given date or no date

\begin{document}
\maketitle

This document explains how to join the KAGRA collaboration for each institutes and for each individual persons. 
In this documents, ``institute'' means as laboratory, department, faculty of university, research institute, etc.

\setcounter{section}{0}
% %%%%%%%%
\section{Definition, duties and privileges of KAGRA collaborator}

\begin{enumerate}
\def\labelenumi{(\arabic{enumi})}
\item
 The KAGRA collaborator is person who did cooperative research at KAGRA constantly.

\item
The KAGRA collaborator is obliged to contribute to the promotion of KAGRA project and its science. The collaborator will comply with the rules for collaborative research and cooperate with various activities hosted by KAGRA.

\item
The KAGRA collaborator can perform gravitational waves and related research activities appropriately using KAGRA resources (facilities, experimental peripherals, computers, etc.).

\item 
  The KAGRA collaborator can participate KAGRA formal meetings, e.g. face-to-face (f2f) collaboration meeting, some TV-conferences, sub-group meetings, etc.  
  The f2f is the most important KAGRA collaboration meeting held three times in a year and by `face-to-face'.
  At f2f meeting, collaborators exchange latest informations and discuss future of KAGRA.
  
\item 
  The KAGRA collaborator can receive informations by attending some of KAGRA mailing lists, web, wiki pages. 
  Also collaborator can make dispatch of information.
 
\item
 In addition to, some KAGRA collaborator may have the following rights and qualifications.
Even though they are KAGRA collaborators, these are rights not granted unless certain conditions are satisfied, and are not given automatically.

  \begin{itemize}

  \item Authorship for KAGRA collaboration papers

  \item KSC (KAGRA Scientific Congress) membership

  \end{itemize}

These fine details are defined by different documents and rules.

\end{enumerate}

% %%%%%%
\section{Eligibility for KAGRA collaboration}

\begin{enumerate}
\def\labelenumi{(\arabic{enumi})}
\item
Participation in KAGRA collaboration is done by research institute as a unit.

The ``research institute'' or the ``institute'' mentioned here is the laboratory/ department / faculty of university, research institute, etc.
In principle, we treat units that personnel affairs of staff together, as the same institute. 
Take note that this means as ``KAGRA collaborators/group in XXX university'' or as like. Above sentence is not meaning of whole of the faculty of particular university become a subset of KAGRA.
In case of irregular situations, individual judgment is made by KSC (KAGRA Scientific Congress) and EO (Executive Office) .

\item
The KAGRA collaborator must belong to one of the research institutes participating in KAGRA, and it is necessary to be approved to become a KAGRA collaborator at that institute.
  
\item
In addition, the KAGRA collaborator must fulfill one of the following qualifications.

  \begin{itemize}
%  \tightlist
  \item
  Scientist who employed by that institute, i.e. full-time faculty, postdoctoral researcher, visiting researcher, or equivalent of them

      \item
Graduate or undergraduate student who belongs to the laboratory and is supervised by full-time faculty who is KAGRA collaborator. Moreover, in the case of undergraduate students, those who are in the final grade.
In case that the supervisor of the student is not KAGRA collaborator, another KAGRA collaborator who is full-time staff in same institute have to be guarantor for various things of the student in KAGRA.
    
  \item
    Engineer or technical staff who employed by that institute
    
  \item
   The person who retires but have been KAGRA collaborator can still being collaborator in the institute.

  \end{itemize}
\end{enumerate}

% %%%%%%%%

\section{Participation and update procedures}

% %%%
\subsection{Participation and withdrawal of research institutes}\label{orgJoin}

\begin{enumerate}
\def\labelenumi{(\arabic{enumi})}
\item
  Notification of the participation intention

The institute that wish to newly participate in KAGRA offer to the EO (Executive Office) and KSC (KAGRA Scientific Congress) through people who are already KAGRA collaborators.

\item
Approval procedure at KAGRA face-to-face meeting (f2f meeting)

The institute want to join newly will explain at the latest f2f meeting (normally held three times a year) by the institute's representative. Approval by KAGRA Collaborator allows the participation of new institute.

\begin{enumerate}
\def\labelenumii{\arabic{enumii})}
  \item
    The KSC contacts the representative of that institute, and prepare a session for the newly participation in the program of the upcoming f2f meeting.
    
  \item
    Presentation for research plans and contribution to KAGRA\\   
Representative of `to-be-KAGRA' group/collaborators of the institute will introduce the organization, members, and the research plan that contributes to KAGRA.

  \item
    Deciding whether to participate by voting\\
By voting by the KAGRA collaborator, we decide whether to participate in the institute.
With approval of more than two thirds of collaborators participating in the session of f2f at that time, we will accept participation.

  \end{enumerate}

\item
  Withdrawal
  
 In order for the research institute to withdraw from KAGRA, the institute tells EO and KSC. Once the institute has left KAGRA, the collaborator belonging to that institute will also automatically withdraw.


\end{enumerate}

% %%%

\subsection{Participation and withdrawal of individual collaborators}

Whether a person who fulfills the above qualifications participates in KAGRA collaboration or not, in principle, will be determined by the research institution to which they belong.

Currently, collaborator information (name, affiliation etc.) is maintained by the `collaborator list managers' appointed by KSC.
Each institutes will give notice to this collaborator list managers about latest update of collaborators.

\subsubsection{For person belonging to an institute participating in KAGRA}

Each institution will decide who will be the KAGRA collaborator and the representative of the affiliated institution will notify.

\begin{enumerate}
\def\labelenumi{(\arabic{enumi})}

\item Addition of a new collaborator\\
The institution will report it promptly.

\item Update\\
KSC prompts the update around the end of April in every year.
Each agency reports the update of the year.
For countries whose budget year or school year differs from Japan, they will update after the start of each new year.

\item Withdraw\\
In the following cases, a person will be automatically withdrawn as losing collaborator's qualification, e.g. graduated.
It is also possible to withdraw decide by him/herself or by institute.
In case the withdrawal is decided, the institute promptly notifies.

\end{enumerate}

\subsubsection{For person moving to another institute participating in KAGRA}
If a person who is already a KAGRA collaborator has moved to another KAGRA participating institute, it can continue to be a collaborator by approval of the newly belonging institute.

\subsubsection{For person moving to an institute not participating in KAGRA}
It will be done as the procedure for new institute participation (See: section \ref{orgJoinJ}).
However, the person will temporarily remain KAGRA collaborator within a term of two f2f meetings until approval at f2f is obtained.


% %%%%%%%%
\section{Expulsion}

If it is judged that the participating institution or individual person is improper for KAGRA, it can expel by KSC's discussion or EO's judgment.


% %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%
\pagebreak

\begin{center}
{\LARGE KAGRAコラボレーション参加のガイドライン\\（日本語対訳版）}
\end{center}

\bigskip 

Below is translation of ``GGuideline for joining the KAGRA collaboration'' to Japanese.
However, if there is difference between English version and this, English version is prior document. 

以下は``GGuideline for joining the KAGRA collaboration''の日本語対訳版である。この対訳版は参考のために記すが、もしも英語版との違いがある場合は英語版を優先する。

\bigskip 

以下に、KAGRAコラボレーションに、各機関（大学の研究室や学科、学部、研究所など。以下ではこれらの参加単位を「研究機関」と記す）が参加する手続きと、各個人が参加する手続き、および退会・除名について記す。

\setcounter{section}{0}
% %%%%%%%%
\section{KAGRAコラボレーターの定義、義務と権利}

\begin{enumerate}
\def\labelenumi{(\arabic{enumi})}
\item
  KAGRAコラボレーターとは、KAGRAにおける共同研究を恒常的に行う人である。

\item
  KAGRAコラボレーターは、KAGRAの推進に貢献する義務を負う。また共同研究のためのルールを遵守し、KAGRAの催す様々な活動に協力する。

\item
  KAGRAコラボレーターは、KAGRAの各種資源（設備、施設、計算機ほか）を適切に用いて、重力波ならびに関連した研究活動を行うことができる。

\item
    KAGRAコラボレーターは、KAGRA の公式の会議（face-to-face(f2f)会議、いくつかのTV会議、サブグループの会議など）に出席できる。
  f2f会議は、年に三回開催されるKAGRAで最も重要な共同研究者会議であり、顔を合わせて行われる。
  f2f会議では、コラボレーターによってKAGRAの最新の情報交換や今後についての議論がなされる。
 
\item 
  KAGRAコラボレーターは、KAGRAのmailing listへの登録や、web, wiki ページなどを通じて各種情報を受け取ることができる。また必要な情報発信を行うことができる。

\item
  KAGRAコラボレーターには、 そのほかにも以下の権利や資格が存在する。
  これらはKAGRAコラボレーターであっても一定の条件を満たさなければ付与されない権利であり、自動的には与えられないので注意が必要である。

  \begin{itemize}

  \item 全体論文の著者

  \item KSC(KAGRA Scientific Congress)メンバー

  \end{itemize}

  これらの仔細については別途定められている。
\end{enumerate}

% %%%%%%
\section{KAGRAコラボレーションの参加資格}

\begin{enumerate}
\def\labelenumi{(\arabic{enumi})}
\item
  KAGRAコラボレーションへの参加は、研究機関を単位として行う。

  ここで記す``研究機関''とは、大学の研究室・学科・学部、研究所などである。\\
  原則としてスタッフの人事を一緒に行う単位を、同一の機関として扱う。
  ``XX大学のKAGRAコラボレーター・グループ'' ということであって、学科や学部全体がKAGRAに属するわけではないので、注意されたし。
   ただし、特殊な事情のある場合などは、KSCおよびEOによって個別の判断をする。

\item
  KAGRAコラボレーターはKAGRAに参加する研究機関のいずれかに属しており、なおかつ、その機関でKAGRAコラボレーターとなることを承認される必要がある。
  
\item
  さらに、以下のいずれかの資格を満たすことが必要である。

  \begin{itemize}
%  \tightlist
  \item
    雇用されている科学者（常勤教員、ポスドク研究員、客員研究員、それらに準ずる者）
  \item
    研究室に配属されており、KAGRAコラボレーターである常勤教員の研究指導を受けている大学院生または学部生。学部生の場合は最終学年の者。
    学生の指導教員がKAGRAコラボレーターではない場合、同一機関に属する常勤のKAGRAスタッフがその学生のKAGRAにおける諸事の保証者にならねばならない。
    
  \item
    雇用されている技術者、技官
    
  \item
    いままでKAGRAコラボレーターであった人は、退職後もその機関のKAGRAコラボレーターであることができる。
    
  \end{itemize}
\end{enumerate}

% %%%%%%%%

\section{参加・更新手続き}

% %%%
\subsection{研究機関の参加・退会}\label{orgJoinJ}

\begin{enumerate}
\def\labelenumi{(\arabic{enumi})}
\item
  機関の参加意思の連絡、表明

  KAGRAに新たに参加したい機関は、すでにKAGRAコラボレーターである人を通じて、KAGRA
  運営委員会(EO, Executive Office)およびKSC(KAGRA Scientific
  Congress)にその旨を申し出る。
\item
  KAGRA face-to-face 会議(f2f会議)における参加承認手続き

 新たに参加したい機関は、直近のf2f会議（通常は年に３回開催される）にて、機関のKAGRAコラボレーターの代表者（またはその代理）がその機関の説明をおこなう。KAGRAコラボレーターによる承認をもって参加を認める。

\begin{enumerate}
\def\labelenumii{\arabic{enumii})}
  \item
    KSCは、当該機関の代表者と連絡を取って、近々のf2f会議のプログラムに新たに参加したい機関の説明と参加可否のためのセッションを準備する。
  \item
    機関の研究計画、KAGRAへの貢献の説明\\
    当該機関のKAGRA参加グループ・コラボレーターの代表者は、その機関の概要、人員構成、およびKAGRAに貢献する研究計画を説明する。
  \item
    票決による参加可否の決定\\
    KAGRAコラボレーターの票決により、当該機関の参加の可否を決定する。
    そのときのf2fのセッションに参加しているコラボレーターの2/3以上の賛成をもって、参加を認める。
  \end{enumerate}

\item
  機関の退会
  
  研究機関がKAGRAから退会するには、その旨をEOとKSCに申し出る。
  機関が退会した場合は、その機関に所属するコラボレーターも自動的に退会する。

\end{enumerate}

% %%%

\subsection{コラボレーターの参加・更新・退会}

前述の資格を満たす者がKAGRAコラボレーションへの参加するかどうかは、原則として、それらの者が所属する研究機関が定めるとする。

また、現状では、コラボレーターの情報（氏名、所属先など）は、KSCが任命するコラボレーターリスト管理者が整備している。コラボレーターの追加や変更は、このコラボレーターリスト管理者に届ける。

\subsubsection{KAGRAに参加している機関に属する者の場合}

それぞれの機関で誰がKAGRAコラボレーターになるかを所属機関が決定し、所属機関の代表者が届け出る。

\begin{enumerate}
\def\labelenumi{(\arabic{enumi})}

\item 新規コラボレーターの追加\\
新規のコラボレーターを追加する場合は、逐次速やかに届け出る。

\item 更新\\
毎年4月末前後に、KSCより更新を促す。各機関はその年度の更新を届け出る。予算年度、学校年度が日本と異なる国は、それぞれの新年度開始後に更新を届け出る。

\item 退会\\
卒業などよってコラボレーターの資格を失った場合は、自動的に退会になる。また本人や機関の判断で退会することもできる。退会が決まった場合、機関は速やかに届け出る。

\end{enumerate}

\subsubsection{コラボレーターが、KAGRAに参加している別の機関に移動した場合}

既にKAGRAコラボレーターである者が、別なKAGRA参加機関に移動した場合、異動先の機関の承認によって、コラボレーターであり続けることができる。

\subsubsection{コラボレーターが、KAGRAに参加していない機関に移動した場合}

新規に参加する機関としての手続き(\ref{orgJoinJ}節)を行う。
ただし、f2fでの承認を受けるまで、f2f会議が二回開催されるまでの期間は暫定的にKAGRAコラボレーターのままとする。


% %%%%%%%%
\section{除名}

参加している機関や個人がKAGRAにふさわしくないと判断し場合、KSCの議論ないしEOの判断によって除名することができる。


\end{document}  
